复印机是办公自动化的工具之一，复印机进入办公室可以节省大量的文印时间和人力。复印机优于其他文印设备的最大特点是“立等可取”的高效率，它没有传统制版排字的程序，亦不需要较对复核，并可根据用户的需要几秒钟内或原样或缩小、放大印出图纸及文件资料的真迹。随着复印机技术的日臻完善，复印速度越来越快。据报道，日本、德国等已生产出每分钟复印 70～90 张复印纸的高速复印机。彩色复印机的问世，更是把复印技术推向了新阶段。然而，复印机的广泛使用，给办公室造成的污染也日益突出。
复印机工作时，带高压电的部件与空气发生化学反应，产生臭氧和烟雾状物质；这些物质会影响人的健康。据日本公共健康研究所测定，在连续工作的复印机周围 50 厘米内的空气中，臭氧浓度超过安全标准两倍多。长期在这种环境里工作，人的眼、喉会产生刺痛感，并能引发支气管炎、肺炎等，使人的免疫力下降。这就是“复印机综合症”。
复印机的另一种有害物质是机内的墨色显影粉。这种显影粉含有多芳烃和硝基芘等，能使人体细胞的正常结构发生变化。在一般情况下，复印机工作时，周围空气中的显影粉浓度还不致于产生危害，但在更换或添加显影粉时其浓度会大大超过安全界限。因此，复印机的危害正日益引起人们的重视。
为减轻复印机带来的污染，要把复印机安置在通风条件较好的房间，并安装排气扇等设施。操作人员要注意自我防护，如通风条件较差，每操作 20～25 分钟，应到室外休息一会儿再继续操作，在更换和添加显影粉和清除墨粉时，要注意防止墨粉的扩散。此外，操作人员平时要适当服用维生素 E，以保护细胞生物膜免受氮氧化物的损害。患支气管炎者和孕妇不宜进行复印机操作。